Tips for å holde gode webinar og videomøter

Dagens situasjon i samfunnet tvinger mange av oss til å jobbe helt eller delvis hjemmefra med hyppig bruk av digitale møter. Her kan du lese noen tips til møteledere og deltakere i webinarer og videomøter.

Det siste året har de aller fleste av oss måtte forholde oss til økt bruk av digitale verktøy i arbeidshverdagen og mye jobbing hjemmefra for de som ikke er nødt til å være på jobb. Noen elsker hjemmekontor, andre synes det er slitsomt. Felles for alle er at møter og foredrag likevel må holdes og da har videokonferanse-verktøy vært løsningen.

Likevel vil mange kjenne seg igjen i møter der noen ikke har lyd, noen ikke har bilde, noen ikke får til å presentere skjermen sin eller andre tekniske ting som stjeler tid. Derfor har vi samlet noen tips som kan være lurt å ha med seg i den digitale hverdagen.

7 tips for deg som holder eller deltar i videomøter og webinarer.

Mange av punktene virker kanskje veldig åpenbare, men det er veldig fort gjort å glemme i en tidspresset hverdag.

1. Gjør deg kjent med den digitale løsningen før et møte.

Enten det er Teams, Skype, Zoom, Whereby eller andre tjenester, bruk noen minutter med å gjøre deg kjent med systemet, knappene og innstillingene. Hvor er knappen for å dele skjerm? Hvor er innstillingene for lyd? Dette vil potensielt spare tid og kleine situasjoner i et møte. Test gjerne sammen med en kollega får å få tilbakemeldinger.

2. Nøytral bakgrunn

Ofte er man i sitt eget hjem under videomøter, eller i et kontorlandskap der det også er andre personer. Uansett hvor du sitter bør du prøve å ha en så nøytral bakgrunn i ditt videobilde som mulig. Mange elementer eller mye aktivitet «bak» deg i bildet kan fort stjele oppmerksomheten.

Pass også på lysforholdene. Sitter du foran et vindu med sterkt lys fra utsiden vil mest sannsynlig kameraet på din bærbare pc justere seg deretter og du vil se ut som en mørk silhuett foran vinduet.

3. Sørg for at lyden er god, begge veier.

Det kan være slitsomt nok og avholde et lengre møte digitalt. Med dårlig lyd eller ekko blir det enda verre. I webinarer og videomøter er bilde åpenbart viktig, men lyd er faktisk det aller viktigste i digitale møter. Sørg for at mikrofon og høyttaler virker tilstrekkelig, deretter kan du for eksempel teste sammen med en kollega i hvert deres rom at mikrofonen gir god lyd og minimalt med støy. Dersom din PC har en mikrofon med mye støy og du ikke har en annen mikrofon tilgjengelig – ha gjerne på «mute/demp» når du ikke prater.

Mange opplever ekko i videomøter, som ofte kommer av at noen i møtet bruker høyttaler og har tregheter eller etterslep i sin internettlinje og dermed sender de andre deltakernes lyd i retur gjennom sin mikrofon med en forsinkelse. Bruk av hodetelefoner vil eliminere dette. Ha gjerne et sett med hodetelefoner i nærheten, i tilfelle, om du ikke ønsker å bruke hodetelefoner fast.

4. Se i kamera

Direkte øyekontakt er kanskje noe av det som oftest glipper når møter og foredrag går fra å være fysiske til å bli digitale. Det er kanskje ikke så rart, fordi øyekontakt fungerer ikke helt på samme måte digitalt. I digitale møter er gjerne små bilder av alle deltakerne samlet på en rekke eller i en kvadratisk struktur midt på skjermen og da vil det føles naturlig å se på de andre deltakerne på skjermen når du prater.

Likevel er det kamera som representerer øyekontakt i et digitalt møte og andre deltakerne vil få følelsen av at du henvender deg direkte til de ved å se i kamera i stedet for på skjermen. Det er spesielt viktig dersom du har en PC med ekstern skjerm som er lengre vekk fra kamera.

5. Stå oppreist

Det å stå oppreist i stedet for å sitte fremstår mer profesjonelt dersom du skal holde et webinar eller en lengre presentasjon. Det kan også være fint å veksle litt dersom man sitter mye i stol hjemme eller på jobb.

6. Skal du presentere?

Dersom du skal presentere i et videomøte eller du skal holde et webinar er det et par ting som kan være lurt å tenke på, foruten tipsene over. I alle presentasjoner er det lurt å skape engasjement, og i digitale presentasjoner blir dette kanskje enda viktigere. Det er både lettere og mer fristende å multitaske med epost eller telefonbruk under et digitalt møte. Da blir det viktigere for den som presenterer å holde fokus og engasjement oppe. Her er noen ting det kan være greit å prøve:

• Hold presentasjonen kort eller benytt deg av «pauser» underveis ved en lengre presentasjon. F.eks kan man etter 15 minutter stoppe opp, stille spørsmål eller høre om noen har spørsmål.
• Under presentasjoner er det spesielt viktig å henvende seg til kamera så langt det er mulig.
• Prøv å holde engasjementet oppe ved å bruke Kahoot, Mentimeter eller andre engasjerende verktøy som krever noe interaksjon fra de som hører på.
• Det kan for mange være enda vanskeligere å se små detaljer i powerpoint-lysbilder når den vises på en liten PC-skjerm. Prøv derfor å holde lysbildene ryddig uten for mye informasjon i hvert bilde.

7. Bruk navn

Vår oppmerksomhet blir fort skjerpet når vi hører vårt eget navn. Hvis du deltar, eller kanskje spesielt hvis du leder et videomøte, bruk gjerne navnene til andre møtedeltagere hyppig. Det vil både føre til at folk føler seg sett og hørt og det kan hjelpe til dersom noen bare halveis følger med.